【すぐに使える】ビジネスの現場で役立つ「わかりやすい」「伝わりやすい」文章を書くための8つのコツ
「文章がわかりにくいとよく言われる」
「自分の考えを文章にまとめるのが苦手」
「文章で何かを伝えるのが苦手」
文章の書き方は、デザインやプログラミングと異なり体系的に学びにくいため、このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
ビジネスの現場では、メール・企画書・稟議書など、文章を書く機会が頻繁にあります。
そのため、文章を書くのが苦手な人は、上手く書ける人よりも損をしてしまう場面が多くなります。
そこで今回は、ちょっとしたコツで「わかりやすい」「伝わりやすい」文章を書くコツをご紹介します。
難しいテクニックは一切出てきませんので、安心してお読みください。
“わかりやすくて伝わりやすい”文章を書く8つのコツ
1.読点を打ち、読み間違いを減らす
例文）
×：Aさんは遅刻を繰り返すのに一向に反省しないBさんを叱責した。
○：Aさんは、遅刻を繰り返すのに一向に反省しないBさんを叱責した。
読点が無いことで違う意味に受け取られることがあります。読み手に誤解を与えないよう、読点を適切に使いましょう。
2.ひらがなを適度に使う
例文）
×：えび天は、ほんのり赤くて細長い、ふんわりとした食感の天麩羅。瀬戸内産の小海老の擦り身と豆腐を手で纏めて油でさっと揚げた、香川以外では中々お目に掛かれない天麩羅です。是非御賞味下さい。
○：えび天は、ほんのり赤くて細長い、ふんわりとした食感の天ぷら。瀬戸内産の小海老のすり身と豆腐を手でまとめて油でさっと揚げた、香川以外ではなかなかお目にかかれない天ぷらです。ぜひご賞味ください。
漢字が多すぎる文章からは、読み手に仰々（ぎょうぎょう）しさ、堅苦しさを与えます。
本や雑誌などの紙媒体でも、難しい漢字はひらがなにする傾向があります。（このことを「ひらく」といいます）漢字が多くなりそうな文章の場合は、意図的にひらがなを多く使うように心がけましょう。
3.過剰な敬語は控える
例文）
×：申込書はリンク先のページからダウンロードしていただき、必要事項をご記入いただき、当社宛にご送付いただければ、あらためてこちらからご連絡させていただきたく存じます。
○：申込書はリンク先のページからダウンロードできます。必要事項をご記入のうえ、当社宛にお送りください。あらためてこちらからご連絡いたします。
丁寧な表現をしようとするあまり、このようなことになりがちです。
二重敬語によって、相手が不快感を感じることはないと思いますが、まわりくどい印象を与えてしまうかもしれません。
いずれにしても、ビジネスパーソンとして敬語は正しく使う必要があります。
4.クッション言葉を使いこなす
例文）
×：昨日のお話の件について、今月中はP社システムの件で多忙のため、他に手が回りません。山下部長にどなたかお願いしていただくよう、ご相談ください。
○：昨日のお話の件について、大変申し訳ございませんがどなたかにお願いできないでしょうか。今月中はP社システムの件で多忙のため、他に手が回りません。恐縮ですが、山下部長にご相談いただければ幸いです。
｢今回は見送らせていただきます」のようなお断りや、「～してください」のような依頼は、相手に伝える際に配慮が必要です。
まして、メールなど文字だけですと一方的に押しつけている印象になりかねません。
相手が気持ちよく行動できるようにすることが大切です。
5.箇条書きを活用する
例文）
×：勉強をするときに重要なのは、最適なテキストを選び、集中できる環境を整え、やる気を維持できるような仕組みづくりをすることです。
○：勉強に大切なポイントは次の3つです。
1. 最適なテキスト選び
2. 集中できる学習環境の整備
3. やる気を維持する仕組みづくり
ビジュアル的にも見やすくなり、内容も理解しやすくなるので、｢箇条書き」にできそうな時は積極的に活用しましょう。
6.一文内で同じ単語を繰り返さない
例文）
×：このデザインの参考書を読めば、デザインの基本を簡単に理解できます。
○：この参考書を読めば、デザインの基本を簡単に理解できます。
短い文章の中に「デザイン」という単語が2回出てきますが、最初の「デザイン」は省略しても問題ありませんね。
7.同じ意味を持つ言葉を一つにまとめる
例文）
×：まず最初に、次のことに言及しなくてはならない。
○：まず、次のことに言及しなくてはならない。
｢まず」と「最初に」という言葉に、意味の重複があります。
一つの文の中に、同じ意味を持つ言葉を複数入れてしまうケースがあります。
同じ意味を持つ言葉は一つにまとめられないか、考えてみましょう。
8.見出しを使って読みやすくする
例文）
×：Facebookは、世界で最も有名なSNSです。2004年にマーク・ザッカーバーグと、ザッカーバーグの同級生だったエドゥアルド・サベリンにより創業されました。サイトの利用前に必要なユーザー登録を行うと、個人プロファイルの作成、他のユーザーをフレンドに追加、メッセージの交換、プロファイル更新時の自動通知の受信を行うことができます。Facebookのアクティブユーザー数は2012年に10億人を超えました。
○Facebookは、世界で最も有名なSNSです。
創業
2004年にマーク・ザッカーバーグと、ザッカーバーグの同級生だったエドゥアルド・サベリンにより創業されました。
サービスの内容
サイトの利用前に必要なユーザー登録を行うと、個人プロファイルの作成、他のユーザーをフレンドに追加、メッセージの交換、プロファイル更新時の自動通知の受信を行うことができます。
ユーザー数
Facebookのアクティブユーザー数は2012年に10億人を超えました。
