これであなたもメールマスター！伝わるメールにするための書き方のコツ

こんにちは、MONJIの開発会社のALAKI株式会社でWebディレクターをしている大橋です。

メールは、ビジネスの現場で重要なコミュニケーション手段であり、ディレクターはクライアントとメールのやり取りを行うことが多い職業です。

そこで今回は、現役のディレクターである私が毎日数十通のメールのやり取りを行う中で身に付けた、伝わるメールにするための書き方のコツをご紹介します。

●そもそもメールが苦手
●メールを送ったのに返事をもらえないことが多い
●メールの書き方のコツを知りたい

このような方はぜひ参考にしてみてください！

1.件名は具体的に

以下の2つの件名をご覧ください。

A：打ち合わせ議事録ご確認のお願い
B：3月8日のデザイン打ち合わせに関する「議事録」ご確認のお願い【ALAKI大橋】

どちらがメールの内容をイメージできるかは一目瞭然ですよね。

多くのメールソフトでは、通常メール一覧画面に本文は表示されません。
そのため、件名でメールの内容を把握する必要があります。

メールを毎日たくさん受信する人はいちいち本文を読んでいる暇はないので、件名で重要なメールか否かを判断します。

数多く届くメールの中から、自分が送ったメールを読んでもらうためには、具体的でイメージしやすい件名を心がけてみましょう。

私はメールにもデザインが必要だと思っています。

デザインと言ってもHTMLメールという意味ではなく、受け手に読みやすくするためのデザインです。
読みにくいメールは返信率が下がります。

もし、あなたがメールの返信率の低さに悩んでおられるなら、以下を工夫するだけでグッと読みやすいメールになりますので、意識してみてください。

●句読点で改行する
●段落を空ける
●極力短く簡潔に
●箇条書きを使う

メールには必ず目的があります。

送った相手に何をして欲しいのか、つまり受け手は何をするべきかをしっかり伝えましょう。
メールで依頼したことをやってもらえないとお悩みの方は、以下の2点を試してみてください。

●メールの冒頭で趣旨を説明する
●メールの最後に相手にしてほしいことを書く

クライアントに期日を指定するのは失礼になるのでは？と考える方も多いかもしれません。

ですが、受け手に「これはいつまでに対応すればいいのだろう」と考えさせる方が負担になると思いませんか？
もしかすると、期日の確認のメールが届くかもしれません。

受け手に余計な手間をかけさせないためにも、期日は明確に伝えましょう。

私は、メールを制する者はコミュニケーションを制すると思っています。
それぐらい、ビジネスにおいて「メールを書くスキル」は重要なのです。
今日ご紹介したコツが、あなたのビジネスにお役立ちできれば幸いです。

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