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これであなたもメールマスター！伝わるメールにするための書き方のコツ
メールは、ビジネスの現場で重要なコミュニケーション手段であり、ディレクターはクライアントとメールのやり取りを行うことが多い職業です。
そこで今回は、現役のディレクターである私が毎日数十通のメールのやり取りを行う中で身に付けた、伝わるメールにするための書き方のコツをご紹介します。
●そもそもメールが苦手
●メールを送ったのに返事をもらえないことが多い
●メールの書き方のコツを知りたい
このような方はぜひ参考にしてみてください！
1.件名は具体的に
以下の2つの件名をご覧ください。
A：打ち合わせ議事録ご確認のお願い
B：3月8日のデザイン打ち合わせに関する「議事録」ご確認のお願い【ALAKI大橋】
どちらがメールの内容をイメージできるかは一目瞭然ですよね。
多くのメールソフトでは、通常メール一覧画面に本文は表示されません。
そのため、件名でメールの内容を把握する必要があります。
メールを毎日たくさん受信する人はいちいち本文を読んでいる暇はないので、件名で重要なメールか否かを判断します。
数多く届くメールの中から、自分が送ったメールを読んでもらうためには、具体的でイメージしやすい件名を心がけてみましょう。
2.読みやすくする
私はメールにもデザインが必要だと思っています。
デザインと言ってもHTMLメールという意味ではなく、受け手に読みやすくするためのデザインです。
読みにくいメールは返信率が下がります。
もし、あなたがメールの返信率の低さに悩んでおられるなら、以下を工夫するだけでグッと読みやすいメールになりますので、意識してみてください。
●句読点で改行する
●段落を空ける
●極力短く簡潔に
●箇条書きを使う
3.相手にしてほしいことを明確に
メールには必ず目的があります。
送った相手に何をして欲しいのか、つまり受け手は何をするべきかをしっかり伝えましょう。
メールで依頼したことをやってもらえないとお悩みの方は、以下の2点を試してみてください。
●メールの冒頭で趣旨を説明する
●メールの最後に相手にしてほしいことを書く
4.期日を明確に
クライアントに期日を指定するのは失礼になるのでは？と考える方も多いかもしれません。
ですが、受け手に「これはいつまでに対応すればいいのだろう」と考えさせる方が負担になると思いませんか？
もしかすると、期日の確認のメールが届くかもしれません。
受け手に余計な手間をかけさせないためにも、期日は明確に伝えましょう。
まとめ
私は、メールを制する者はコミュニケーションを制すると思っています。
それぐらい、ビジネスにおいて「メールを書くスキル」は重要です。
今回ご紹介したように、
- 件名は具体的にする
- 読みやすく整える
- 相手にしてほしいことを明確にする
- 期日を明確にする
この4つを意識するだけでも、メールの伝わりやすさは大きく変わります。
一方で、Webサイト制作や運用の現場では、確認依頼、修正指示、期日の共有、対応状況の確認など、細かなやり取りが日々発生します。
メールは大切なコミュニケーション手段ですが、やり取りが増えるほど、過去の依頼を探しにくくなったり、最新の指示が分かりにくくなったり、対応漏れに気づきにくくなったりすることもあります。
だからこそ、伝わるメールを書くことに加えて、依頼内容や確認事項をチームで見える形に残しておくことも大切です。
今日ご紹介したコツが、あなたのビジネスに少しでもお役立ちできれば幸いです。
現場から生まれたWeb運用プラットフォーム MONJI+
Webサイト制作や運用の現場では、確認依頼、修正指示、期日の共有、対応状況の確認、関係者との認識合わせなど、細かなやり取りが日々積み重なります。
それらを担当者の記憶や個別のメモ、メールの履歴だけに頼っていると、平時は問題なく見えても、案件が重なったときや急ぎの対応が発生したときに、一気に負担が表面化します。
私たちが現場で感じてきた課題を解決するために生まれたのが、Web運用プラットフォームMONJI+です。
MONJI+は、Webサイト運用に携わる「人」を1つの「チーム」にまとめ、Webサイト運用のあらゆるフェーズを横断して、課題を解決するプラットフォームです。
私たちは、最初から“完成されたプロダクト”を開発することを目指していません。
本当に向き合うべき課題はWebサイト運用の現場にあり、だからこそ私たちは、現場のリアルな声と向き合い続けてきました。
一つひとつの声を受け止めながら、小さな違和感を解消するアップデートを重ね、現場の課題から新たな機能も生まれてきました。
そうした積み重ねを経て、MONJI+は世界77ヶ国のユーザーさまに支えられる存在となりました。
▼MONJI+について、詳しくはこちらをご覧ください
https://monji.tech/ja/plus/
Webサイト制作・運用の現場で働く人が、誇りを持って「この仕事が好きだ」と言える世界へ。
▼その実現のために、あなたの声をお待ちしております
https://monji.tech/ja/plus/co-creation/
